АП переходит на электронный документооборот

В Администрации Президента Украины уже начата работа по переходу на электронный документооборот

Как передают "Комментарии" со ссылкой на сайт президента Украины, об этом сообщил заместитель Главы АПУ Дмитрий Шимкив.
"Прекращаем бумажный документооборот и переходим на электронную обработку документов. Это касается распоряжений по вопросам основной деятельности, поручений руководства АПУ, служебных, докладных записок, заявок различных структурных подразделений, других документов, которыми обмениваются подразделения", - сказал он, отметив, что бумажный документооборот отменено распоряжением Главы АПУ от 19 августа.
Как отметил Дмитрий Шимкив, речь идет о переходе на активное использование электронной почты, поскольку большинство вопросов можно решить именно с ее помощью. Сейчас готовится положение о принципах переписки, определения важности писем и т.д.
Внедрение электронного документооборота будет способствовать не только оптимизации работы служащих АПУ, но и позволит ускорить и улучшить процессы обмена информацией, принятия решений, убежден заместитель Главы АПУ. "Мы должны построить новую модель взаимодействия, улучшить ее. Мы сейчас оптимизируем свою работу, строим эффективные процессы с использованием современных технологий", - отметил он.
По словам Дмитрия Шимкива, благодаря повышенному защиты сотрудники Администрации будут иметь не только постоянный и оперативный доступ к служебной корреспонденции через мобильные устройства связи, но и к информации о всех должностных лиц. "Эта система значительно расширяет возможности каждого работника. Он сможет оперативно обрабатывать материалы, согласовывать графики работы, работать с документами, организовывать совещания, видеоконференции среди чиновников", - подчеркнул заместитель Главы АПУ.
Отменяется функция контроля за выполнением поручений как таковая, обязательное визирование документов. "Эти небольшие шаги начинают систематизировать переход на современный метод принятия решения, в котором нет необходимости контролировать. Отныне это ответственность и сознание каждого работника", - добавил Дмитрий Шимкив.
Департамент контроля, регистрации корреспонденции и отслеживания выполнения остается только в части входящей корреспонденции, приема обращения граждан. "Все это ускорит процессы. Мы сможем работать эффективнее, а не генерировать кучу бумаг", - подчеркнул он.
Основные процессы по переходу Администрации на новую систему работы планируется завершить до конца августа, а к концу сентября - оптимизировать взаимодействие с большинством процессов между структурными подразделениями. Однако, процесс налаживания и совершенствования системы будет постоянным, несмотря на развитие современных технологий.
Относительно дальнейших перспектив внедрения электронного документооборота, Шимкив отметил, что следующим этапом должно стать построение такой системы взаимодействия Администрации Президента с Кабинетом Министров. Дальше - налаживание связей с райгосадминистрациями.

Напомним, Кабинет министров также планирует полностью перейти на электронную систему документооборота - до конца сентября.