Євгенія Кравчук : Топ питань та відповідей про електронні трудові книжки

Коли електронні трудові замінять паперові? У найближчі 5 років можна буде використовувати обидва варіанти. Впродовж п’ятирічного перехідного періоду дані з паперових трудових потрібно буде внести до Державного реєстру.

Як оцифровуватимуть паперові версії? Працівник або роботодавець вносить відскановані чи оцифровані копії трудової книжки та супутніх довідок до Держреєстру через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Далі обов’язковим є накладання електронного підпису.

Куди подінеться паперова трудова? Коли інформацію про працівника внесуть до Держреєстру – роботодавець видає йому оригінал паперової книжки. Планується, що паперові книжки просто зберігатимуться на руках у самих людей. Але за бажанням працівник може попросити відділ кадрів вносити в паперовий варіант усі подальші записи про його трудовий шлях. І таке прохання буде цілком законним.

Як призначатимуть пенсії? Автоматично, без особистого звернення людини. Але в неї лишається право відкласти вихід на пенсію "на потім" і навіть отримати за це бонуси. Якщо працівник відтермінував пенсію і продовжив працювати – розмір виплати збільшуватиметься на 0,5 – 0,75%. Також електронна система сама пропонуватиме найвигідніші варіанти, зокрема – дату призначення пенсії.

А якщо хтось не оцифрує трудову до дедлайну – залишиться без пенсії? Ні. В такому разі територіальний орган Пенсійного фонду повинен повідомити людину про відсутність потрібних даних про неї. Якщо трудова загубилася або в ній немає потрібних записів – треба буде надати сканкопії документів про ваш стаж. Тобто ці питання вирішуватимуться в індивідуальному порядку.

Які є ризики? Людський фактор ніхто не скасовував, тож можливі помилки при внесенні даних в електронну систему. Тому варто одразу перевіряти коректність записів у вашій електронній трудовій. Одне неправильно написане прізвище чи назва компанії – і ваша трудова історія може не відповідати реальності. Виправити помилки, звісно, можна. Але краще попередити зайву тяганину.

Втім, переваг у нової системи значно більше, ніж ризиків. Замість висновку коротко їх підсумую. Для роботодавців: зменшення витрат на ведення документообігу, спрощення доступу до інформації. Для працівників: неможливість загубити трудову, легкий спосіб виправити недостовірні дані. Електронна трудова також захистить від маніпуляцій з боку роботодавців. Адже трапляються випадки, коли вони не віддають працівникові трудову, щоб не відпускати з місця роботи. І нарешті – створення єдиної системи, синхронізація роботи кадрових та пенсійної служб.