Марія Єлхіна: Як зареєструвати свій ФОП та втілити мрію у життя: всі аспекти законодавства

Я, Єлхіна Марія, з 2016 року є фізичною особою підприємцем та займаюсь різними видами бізнесу, зокрема, фахової підтримки в питаннях обліку, податкового законодавства, управлінського консалтингу та маркетингових стратегій. Я і моя команда змогли масштабувати бізнес не тільки в сфері надання вказаних послуг, а й у сфері поширення знань та умінь - продаж кейсів із базовими знаннями податкового законодавства для початківців із посиланнями на конкретні норми закону (https://mhin-tax.com/).

Також останні роки, завойовувала призові місця у змаганнях «Фітнес бікіні» як то в Україні, так і в Європі, що дало мені змогу розпочати новий напрямок бізнесу в індустрії фітнесу – онлайн-тренування, марафони на схуднення та загалом покласти основу майбутньому проекту (незабаром)))) - сайт з онлайн-ведення, продажу відео-тренувань, калькулятору калорій, відео-консультацій з лікарями, підбору спортивного одягу, тобто все, що треба жінці, щоб почувати себе впевнено в будь-якій ситуації.

Вважаю, що будь-який бізнес, який ми, дорогі жінки, хочемо створити, чи то продаж кейсів знань, марафони зі спорту, відео навчання, або навіть рецепти правильного харчування – ми все повинні структурувати та монетизувати. Саме для цього відкриваю свій блог, з метою надання якісної допомоги для нових підприємців в будь-якій сфері: як то в податках, так і в спорті. Перш за все, детально розписую, як треба діяти в рамках закону, щоб після виникнення ідеї, структурувати її та стати підприємцем, а також перейти до масштабування, монетизації.

Крок 1, є ідея, тепер реєструємось ФОП

Реєстрація фізичної особи-підприємця (ФОП), який надаватиме послуги

Реєстрація фізичної особи-підприємця (ФОП) є одним із найпоширеніших способів легалізації підприємницької діяльності в Україні. Відповідно до статті 50 Цивільного кодексу України (далі – ЦК України) право на здійснення підприємницької діяльності, яку не заборонено законом, має фізична особа з повною цивільною дієздатністю, тобто особа, яка досягла 18 років. Однак відповідно до статті 35 ЦК України повна цивільна дієздатність може бути надана фізичній особі, яка досягла шістнадцяти років і яка бажає займатися підприємницькою діяльністю. За наявності письмової згоди на це батьків (усиновлювачів), піклувальника або органу опіки та піклування така особа може бути зареєстрована як підприємець. У цьому разі фізична особа набуває повної цивільної дієздатності з моменту державної реєстрації її як підприємця.

Отже, реєстрація ФОП доступна:

• для осіб від 16 до 18 років тільки за нотаріально засвідченою письмовою згодою батьків (усиновлювачів) або піклувальника чи органу опіки та піклування;
• для осіб, які досягли 18 років, та набули повної цивільної дієздатності.

Фізична особа здійснює своє право на підприємницьку діяльність за умови її державної реєстрації в порядку, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон).

Інформація про державну реєстрацію фізичних осіб – підприємців є відкритою.

Першим кроком перед реєстрацією ФОП є визначення з переліком КВЕД, якими ви бажаєте займатись, оскільки при отриманні доходу за незареєстрованими видами діяльності вас можуть позбавити єдиного податку. Крім того, є види діяльності, які заборонені при застосуванні спрощеної системи оподаткування (єдиного податку) або певної групи єдиного податку.

Тому перед тим, як буде проведена реєстрація ФОП на спрощеній системі, необхідно ретельно вивчити всі обмеження, встановлені ст. 291 Податкового кодексу України (далі ПКУ) та окремих груп. Так, наприклад, відкриття ФОП 2 групи не підходить тим, хто планує надавати послуги рієлторів чи продавати ювелірні вироби. Водночас реєстрація ФОП 3 групи неможлива в разі бажання займатися обміном валюти чи аудитом.

Законодавством не передбачена мінімальна та максимальна кількість КВЕДів. Це має бути один основний – переважна діяльність ФОПа, та інші – додаткові. Краще вибирати побільше видів економічної діяльності (КВЕДів), від їх кількості податок не зростає, але, при цьому, ви зменшите ризики отримати штраф.

Що стосується вибору оподаткування – є два варіанти: спрощена система та загальна. В 2026 році на спрощеній системі ФОП сплачує 3 податки: єдиний податок (ЄП), військовий збір (ВЗ) та єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Груп спрощеного податку є чотири, але ми розглядатимемо умови для 1-3, адже ФОП 4 групи призначений виключно для сільгосптоваровиробників.

Яку групу єдиного податку вибрати ФОП під час реєстрації:

• Здійснити реєстрацію ФОП 1 групи можуть лише підприємці, які не використовують працю найманих осіб, ведуть виключно роздрібний продаж товарів з торговельних місць на ринках та/або провадять господарську діяльність з надання побутових послуг населенню. 

Ставка ЄП для 1-ї групи становить до 10% від розміру мінімального прожиткового мінімуму для працездатних осіб (332,8 грн/міс. щомісячно), 
ВЗ – 10% від суми мінімальної заробітної плати (864,7 грн/міс. щомісячно). Ліміт доходу для 1-ї групи становить 167 розмірів мінімальних зарплат (1 444 049 грн.);

• Реєстрація ФОП 2 групи доступна підприємцям, які здійснюють господарську діяльність з надання послуг, у тому числі побутових, платникам єдиного податку та/або населенню, виробництво та/або продаж товарів, діяльність у сфері ресторанного господарства. Звертаємо увагу, що в разі відкриття ФОП 2 групи не можна надавати послуги іншим ФОПам або юридичним особам, які перебувають на загальній системі оподаткування, в т.ч. іноземним замовникам. Продавати товар можуть, а надання послуги обмежено. 

Для платників 2-ї групи спрощеної системи ставка ЄП становить до 20% 
(1 729,4 грн/міс. щомісячно) та ВЗ у сумі 10% (864,7 грн/міс щомісячно) від розміру мінімальної заробітної плати. Граничний обсяг доходу на рік становить 834 розміри мінімальної зарплати (7 211 598 грн.);

• Реєстрація 3 групи ФОП передбачає обов’язок сплачувати 5% єдиного податку від суми валового доходу (від усієї суми, що надійшла на рахунок ФОП або була отримана готівкою) та 1% військового збору (щоквартально). Граничний обсяг доходу становить 1167 мінімальних зарплат (10 094 049 грн.). На 3 групі ФОП може також зареєструватися платником ПДВ, ставка єдиного податку в такому випадку становитиме 3%. 3 група ФОП немає обмежень стосовно замовників, надавати послуги та здійснювати продаж товарів в цьому випадку можна як для населення, так і для підприємців, в тому числі на загальній системі оподаткування.

ЄСВ «за себе» платять всі ФОПи, незалежно від обраної системи оподаткування та наявності доходу, у розмірі 22 % від суми мінімальної заробітної плати, встановленої в тому місяці, за який сплачується ЄСВ.

ФОП загальної системи оподаткування в 2026 році платять три податки від суми чистого доходу (валовий дохід мінус витрати, які мають бути документально підтверджені): ЄСВ 22% (однак не менше, ніж від мінімальної зарплати), ПДФО (податок на доходи фізичних осіб) – 18% та військовий збір у розмірі 5%.

Отже, визначившись з КВЕДами та системою (групою) оподаткування наступник кроком є державна реєстрація ФОП.

Державна реєстрація ФОП це відносно простий, швидкий та безкоштовний процес, який можна здійснити двома основними способами: онлайн, шляхом електронної подачі заяви через портал державних послуг “Дія” або офлайн, особисто відвідавши Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП). Відповідно частини першої статті 14 Закону документи для державної реєстрації можуть подаватися у паперовій та електронній формі.

Перед тим, як відкрити ФОП через «Дію» (самостійно онлайн), вам обов’язково потрібно згенерувати кваліфікований електронний підпис. Щоб отримати кваліфікований електронний підпис, особа має звернутися до будь-якого акредитованого центру сертифікації ключів, надавши заповнену реєстраційну форму, паспортні дані та номер платника податків. 

Також, користувачі Приватбанку та інших банків можуть отримати електронний підпис безкоштовно в особистому онлайн кабінеті «Приват24» та відповідних додатків або у відділенні банку. КЕП (кваліфікований електронний підпис) вам потрібен для відкриття ФОП через «Дію» та для електронної подачі звітності в подальшому.

Реєстрація ФОП онлайн через портал державних послуг “Дія”  та документів (паспорт, ІПН, КЕП (кваліфікований електронний підпис)): для початку потрібно зареєструватися в сервісі «Дія». Після реєстрації в «Дії» обираєте послугу «Реєстрація ФОП» і вказуємо свої персональні дані, вибираємо коди КВЕД (види економічної діяльності), систему оподаткування та місцезнаходження. Обов’язково проконтролюйте правильне заповнення заяви, щоб не було допущено помилок. Заповнену заяву підписуєте своїм КЕП і відправляємо. Про прийняття повинно прийти сповіщення на електронну пошту, яка вказана у сервісі.

Реєстрація ФОП через «Дію» відбувається протягом 24 годин. Сповіщення приходить вам на той же e-mail, що і повідомлення про прийняття заяви. Ви можете перейти за посиланням у сповіщенні та завантажити виписку з ЄДР у відповідному розділі сервісу. 

Проте є випадки, коли відкрити ФОП через «Дію» є неможливо, а саме:

• якщо ви відмовилися від РНОКПП (ідентифікація лише за паспортом);
• якщо ви іноземець (потрібна посвідка на проживання);
• якщо вам ще немає 18 років.

В такому випадку подати заяву на реєстрацію ФОП можна лише через державного реєстратора (ЦНАП або нотаріуса), документи можна подати особисто або через представника (з нотаріально засвідченою довіреністю), особи від 16 років без повної цивільної дієздатності мають надати нотаріально завірену згоду батьків або органу опіки.

Для реєстрації ФОП офлайн в ЦНАПі, ви маєте звернутися до державного реєстратора з підготовленим пакетом документів. Перелік документів, що подаються для державної реєстрації фізичної особи підприємцем, визначається відповідно до статті 18 Закону, та включає:

• заяву про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця, в якій може зазначатися прохання про реєстрацію такої особи платником податку на додану вартість та/або обрання спрощеної системи оподаткування або інформація про набуття особою статусу електронного резидента(е-резидента);
• нотаріальну засвідчену письмову згоду батьків (усиновлювачів) або піклувальника чи органу опіки та піклування – для фізичної особи, яка досягла шістнадцяти років і має бажання займатися підприємницькою діяльністю, але не має повної цивільної дієздатності.

Якщо документи подаються особисто, заявник пред’являє свій паспорт громадянина України, або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус».

Подати документи для державної реєстрації ФОП у паперовій формі можна будь-якому держреєстратору (найпростіше – це звернутися за місцем проживання в Центр надання адміністративних послуг, він же ЦНАП). Також, є можливість відправити документи цінним листом з описом, скориставшись послугами пошти. При цьому форма 1 (Заява) має бути завірена нотаріально. Можна скористатися послугами довіреної особи, але в цьому випадку вам потрібно буде оформити нотаріальну довіреність.

Якщо ви все заповнили вірно, протягом 24 годин з моменту подачі заяви держреєстратор повинен Вас зареєструвати як ФОП. Якщо на сайті Мін’юсту не з’являється інформація про держреєстрацію вас як ФОП, слід звернутися до держреєстратора, можливо, вам відмовили через помилки в заяві. 

Отже, реєстрація через “Дія” є більш зручним і швидким способом. Однак, якщо у вас виникли складнощі або ви бажаєте отримати консультацію фахівця, можна звернутися до ЦНАП.

Після реєстрації ФОП потрібно отримати виписку з ЄДР (в ЦНАПі чи на порталі «Дія», в залежності від способу оформлення), яка є підтвердженням державної реєстрації.

Також, зверніть увагу, що на подачу заяви на застосування спрощеної системи оподаткування ФОП із метою реєстрації платниками ЄП 1–2 груп термін подання із першого числа наступного місяця – до закінчення місяця, у якому відбулася державна реєстрація (пп. 298.1.2 ПКУ). В платників єдиного податку 3 групи є лише 10 календарних днів з дня реєстрації ФОП (п.298.1.2 ПКУ). Протягом двох робочих днів від дати надходження заяви (п. 299.3 ПКУ) ДПС повинна розглянути та зареєструвати платником єдиного податку або надати відмову у реєстрації із зазначенням причини такої відмови. 

Після того, як вас зареєстрували платником єдиного податку, слід подати запит на витяг з реєстру платників єдиного податку. Подати запит можна в електронному кабінеті платника податків на сайті ДПС в меню «Заяви, запити для отримання інформації». Витяг можна отримати паперовий, безпосередньо в податковій, або ж електронний, залежно від того, який спосіб ви відмітили в самому запиті. В ньому вказана група ФОП та облікові дані.

Наступним кроком для здійснення підприємницької діяльності і отримання доходу ви маєте відкрити підприємницький банківський рахунок (в національній валюті та, за необхідності, у валюті, в якій будете отримувати дохід). Це можна зробити в будь-якому зручному для вас банку.

Також, для виконання деяких видів КВЕД та надання послуг потрібно отримати ліцензію (наприклад, якщо плануєте надавати послуги приватних медичних практик, стоматології, приватні школи, садки, мовні курси (освітня ліцензія), перевезення пасажирів, небезпечних вантажів, охоронна діяльність, монтаж/обслуговування пожежних систем, тощо).

Для ФОП (2-3 групи, загальна система), що надають послуги, зобов'язані використовувати РРО/ПРРО при готівкових розрахунках, офлайн еквайринг – оплата проходить карткою через POS-термінал, еквайринг на сайті (через платіжні шлюзи LiqPay, RozetkaPay, NovaPay, EasyPay, City24 тощо), оплата за QR-кодом у випадку, якщо реквізити QR-коду ведуть на еквайринг, оплата на ключ-карту в банках без автоматичного переадресування на ваші реквізити IBAN). 

РРО – це пристрій, що реєструє розрахункові операції з продажу товарів чи надання послуг між продавцем та покупцем. ПРРО (програмний РРО) – це цифровий аналог касових апаратів. Особливістю програмного реєстратора (ПРРО) є те, що його можна встановити на зручний для вас пристрій – комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон – і отримати значно більший функціонал, автоматизацію рутинних задач, а також позбутися додаткових витрат, властивих класичним РРО, серед яких: опломбування, сервісне обслуговування, заміна кожні 7 років тощо. 

Під час розрахунку підприємець зобов’язаний видати клієнтові розрахунковий документ – фіскальний чек. При виконанні операцій через ПРРО чек підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) чи печаткою і відправляється на сервер ДПС. Саме там виконується фіксування податковою грошових надходжень в ході бізнес-діяльності.

Чек покупцеві можна роздрукувати на термопринтері, надіслати через будь-який месенджер / е-пошту або ж надати QR-код, що вестиме на сторінку з чеком. При цьому необов’язково його друкувати – усі форми надання клієнтові чеку відповідають нормам закону.

Головна функція, яку здійснюють обидва типи реєстраторів – це фіскальна реєстрація розрахункових операцій.

Отже, ФОП 2–3 групи та на загальній системі, які надають послуги і приймають оплату готівкою, карткою або через платіжні сервіси, зобов’язані зареєструвати та застосовувати РРО/ПРРО, формувати фіскальні чеки і передавати інформацію про розрахункові операції до ДПС. 

У разі безготівкових розрахунків виключно через банківський рахунок застосування РРО/ПРРО не потрібне.

З 1 жовтня 2023 року повернулися штрафи за невикористання реєстраторів – раніше ця норма була призупинена у зв’язку з початком повномасштабного вторгнення.

Для порушників, які після 1 жовтня досі не мають програмного або класичного РРО, вказують неповну вартість у чеках або взагалі їх не видають, хоча зобов’язані це робити, встановлені такі фінансові стягнення:

1. 100% від вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО / ПРРО – якщо це перший раз.
2. 150% вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО / ПРРО – за кожен наступний раз.

РРО для ФОП 2 групи та ФОП 3 групи, котрі не є платниками ПДВ та перебувають на єдиному податку, є також обов’язковим. До 31 липня 2025 року включно для цих груп зберігався тимчасовий період пом’якшених штрафів:

1. 25% вартості реалізованого товару/послуги за перше порушення;
2. 50% – за кожне наступне.

Однак з 1 серпня 2025 року для таких підприємців, як і для інших суб’єктів господарювання (крім окремих винятків у зоні бойових дій), діють повні штрафи 100% та 150%.

При цьому податкова не штрафуватиме підприємців, які перебувають на територіях, що знаходяться під окупацією або в оточенні (блокуванні), на яких ведуться бойові дії тощо.

Також, дуже важливим моментом є організація ведення бухгалтерії, так як з дня проведення першої фінансової операції (та отримання коштів від діяльності) потрібно формувати, зберігати первинні документи, фіксувати платежі, вести облік доходу, кадровий облік (за умови наявності найманих працівників), подавати декларації в ДПС, сплачувати податки, виконувати безліч інших завдань. Зручно це все робити в особистому кабінеті на сайті ДПС.

Щоб уникнути штрафів, важливо вчасно подавати всі необхідні податкові декларації, звітність та завжди слідкувати за змінами в законодавстві, оскільки податкові ставки та обмеження на доходи можуть змінюватися щорічно.